سرانجام طرح الکترونیکی شدن پرونده‌های تامین اجتماعی کلید خورد

به گزارش شفاآنلاین،سعید حسینی، اجرای طرح پرونده‌های الکترونیکی را در دو فاز پرونده‌های جاری یعنی تشکیل پرونده برای افرادی که برای نخستین بار می‌خواهند بیمه شوند و پرونده‌های قدیمی ‌(افرادی که دارای پرونده بیمه هستند) بیان کرد و افزود: این طرح ابتدا در شعبه 27 تهران به صورت آزمایشی (پایلوت) آغاز شد و از شهریور 92 فاز جاری طرح در این شعبه کلید خورد. در این مرحله پرونده‌های جاری به سه‌دسته کلی پرونده‌های فنی بیمه‌شدگان، مستمری‌بگیران و پرونده‌های مطالباتی یا کارگاهی، تقسیم شد و حدود پنج هزار پرونده جاری به صورت الکترونیکی درآمد. همچنین مرحله دوم طرح نیز از آذرماه سال گذشته در این شعبه آغاز شد و در این مرحله نیز حدود 16 هزار پرونده فنی بیمه‌شده‌ها به صورت الکترونیکی درآمد.

وی با اشاره به شیوه تهیه اسکن از پرونده‌ها برای الکترونیکی کردن آن گفت: برای اسکن کردن مدارک داخل پرونده‌ها، ابتدا این مسئله مطرح شد که این مدارک بدون طبقه‌بندی و به اصطلاح اسکن «کور» شود؛ به این معنا که این مدارک بدون داشتن ارتباط موضوعی آرشیو شود؛ اما این شیوه ما را از هدف الکترونیکی کردن پرونده‌ها دور می‌کرد. زیرا یکی از اهداف تشکیل پرونده‌های الکترونیکی، دسترسی سریع به محتوای پرونده‌ها بود و هر یک از اسناد پرونده‌ها دارای موضوعی خاص است. از این‌رو در نظر گرفته شد که پرونده‌ها براساس موضوع اسکن شود که برای این کار ابتدا لازم بود اسناد طبقه‌بندی شود که با انجام دادن این اقدام برای پرونده‌های فنی، 280 نوع سند شناسایی شد که در گام اول در 27 شاخه (Category) جای گرفت.

مدیرکل نامنویسی و حساب‌های انفرادی سازمان تامین اجتماعی افزود: طرح آزمایشی پرونده‌های الکترونیکی سپس در شعبه 6 غرب تهران در فاز نخست با بررسی بیش از 3 هزار و 500 پرونده جاری انجام شد و پس از آن، این طرح در شعبه 28 غرب تهران نیز به پایان رسید.

استقرار طرح پرونده الکترونیکی در شعب منطقه غرب تهران

حسینی سپس با اشاره به اجرایی شدن طرح در تمامی ‌14 شعبه اداره‌کل تامین‌اجتماعی غرب تهران بزرگ گفت: بعد از انجام موفقیت‌آمیز طرح آزمایشی و روشن شدن زوایای امور، طرح پرونده‌های الکترونیکی از شهریور 93 همزمان با هفته دولت در تمامی ‌شعبه‌های اداره‌کل غرب تهران در فاز نخست اجرایی شد و حدود 30 هزار پرونده در این اداره‌کل الکترونیکی شد.

وی الکترونیکی شدن فاز جاری پرونده‌های بیمه را تا پایان امسال در سراسر کشور میسر دانست و افزود: اقدام برای الکترونیکی کردن پرونده‌ها در اداره‌های کل شرق تهران، شهرستان‌ها و البرز نیز ادامه دارد و همچنین شعبه‌های استان‌ها نیز درحال خرید تجهیزات لازم برای این طرح هستند که تا پایان سال این برنامه در سراسر کشور عملیاتی شود.

مدیر پروژه پرونده الکترونیکی، نصب دستگاه‌هایی مانند اسکنر و نیز دستگاه گرفتن اثر انگشت (Finger Print) را برای اجرای طرح لازم دانست که خرید این تجهیزات در قالب بودجه اتوماسیون و IT سازمان پیش‌بینی شده است.

حسینی درباره امکان دسترسی یکپارچه پرونده‌های الکترونیکی در سطح کشور گفت: درحال حاضر این طرح در هر شعبه به صورت مجزا عملیاتی می‌شود؛ اما آنچه که در معماری این طرح پیش‌بینی شده است، دسترسی به پرونده‌ها به صورت متمرکز است که در «دیتا سنتر» سازمان محقق می‌شود.

نتایج مثبت طرح پرونده‌های الکترونیکی

وی با اشاره به نتایج مثبت طرح الکترونیکی گفت: درحال حاضر حدود 30 میلیون پرونده فنی، مستمری‌بگیر و پرونده مطالباتی در سطح کشور وجود دارد که اگر به طور میانگین هر یک از این پرونده‌ها دارای 80 برگ باشند، حدود 2 میلیارد و 500 میلیون برگ اوراق به دست می‌آید و چنانچه برای هر هزار پرونده یک متر مربع فضای فیزیکی در نظر گرفته شود، نتیجه آن می‌شود که در کل کشور بالغ بر 30 هزار متر مربع (3 هکتار) فضای فیزیکی در سازمان اشغال شده است. حال اگر پرونده‌های بیمه‌شده‌ها الکترونیکی شود، این میزان فضا نیز آزاد می‌شود.

مدیرکل نامنویسی و حساب‌های انفرادی سازمان یکی دیگر از مزایای طرح پرونده الکترونیکی را آزاد شدن نیروی انسانی شاغل در بخش‌های بایگانی برشمرد و افزود: طبق آمار حدود 400 نفر در سراسر کشور رسیدگی به امور پرونده‌های فنی را برعهده دارند که با الکترونیکی شدن پرونده‌ها این میزان نیرو، وقت آزاد برای رسیدگی به سایر امور را پیدا می‌کنند. همچنین باید توجه داشت که کارکنان بخش بایگانی در شرایط نامناسب فیزیکی محل کار مانند کمبود نور به سر می‌برند که از این لحاظ هم این وضعیت برطرف می‌شود.

حسینی افزود: همچنین با این اقدام پرونده‌ها از هرگونه گزند و آسیب محفوظ می‌مانند و امنیت نگهداری پرونده‌ها افزایش می‌یابد. زیرا پرونده‌های کاغذی طول عمر محدودی دارد که با توجه به تنوع اقلیمی ‌کشور، بلایای طبیعی و بروز حوادث غیرمترقبه، در معرض آسیب قرار دارد.

وی با اشاره به سایر مزایای پرونده‌های الکترونیکی گفت: با الکترونیکی شدن پرونده‌ها نیاز به جابه‌جایی پرونده‌ها چه در طبقات شعب، هم بین شعب و حتی جابه‌جایی در شهرها منتفی می‌شود. همچنین سرعت پاسخگویی به مراجعه‌کننده‌ها نیز افزایش می‌یابد و بدیهی است که صرفه‌جویی در وقت و زمان رسیدگی به پرونده‌ها نیز ایجاد می‌شود.

مدیر پروژه پرونده‌های الکترونیکی درباره ارائه آموزش به کارکنان شعب برای اجرای طرح پرونده الکترونیکی گفت: کمیته پرونده الکترونیک، تاکنون جلسات متعددی برای آموزش به کارکنان تشکیل داده است و هنگام راه‌اندازی طرح در شعب، کارکنان از آموزش لازم برخوردار شده‌اند. همچنین یک CD آموزشی نیز برای این موضوع طراحی شده است که در اختیار کارکنان قرار می‌گیرد.

اجرای فاز دوم طرح، نیازمند زمان‌بندی است

حسینی اجرای فاز دوم طرح پرونده‌های الکترونیکی را موکول به انتخاب شرکت‌هایی دانست که در زمینه آرشیوینگ (بایگانی کردن پرونده‌ها) تجربه داشته باشند و افزود: این کار برعهده شرکت خدمات ماشینی تامین قرار دارد تا براساس تجربه‌ای که از آرشیو الکترونیکی پرونده‌ها در شعبه 27 به دست آورده‌ایم، شرکت مورد نظر انتخاب و اجرای مرحله دوم پرونده‌های الکترونیکی برعهده این شرکت‌ها گذاشته شود. شایان ذکر است، این مرحله یک فرآیند بزرگ و طولانی است که نباید با عجله انجام شود و پیش‌بینی می‌شود که تکمیل آن حدود دو- سه سال طول بکشد.

وی با بیان اینکه سالانه حدود یک میلیون و 200 هزار نفر زیرپوشش بیمه تامین‌اجتماعی قرار می‌گیرند، گفت: با عملیاتی شدن فاز نخست طرح پرونده‌های الکترونیکی در سراسر کشور می‌توانیم پیش‌بینی کنیم که سال آینده حدود یک میلیون و 200 هزار پرونده الکترونیکی ایجاد شود.

امضای الکترونیکی، اعتبار پرونده‌هاست

مدیرکل نامنویسی و حساب‌های انفرادی سازمان درباره چگونگی ایجاد اعتبار برای پرونده‌های الکترونیکی گفت: آنچه که به اطلاعات دیجیتالی هویت می‌بخشد و به آن اصالت می‌دهد، امضای الکترونیکی است؛ مانند آنچه که درحال حاضر در بانک‌ها انجام می‌شود. در این زمینه سازمان گام‌های خوبی برداشته و مجوزهای لازم این امضا را دریافت کرده است و طبق برنامه‌ریزی انجام شده قرار است که سال آینده امضای الکترونیکی ابتدا برای تمامی ‌کارکنان بیمه‌ای سازمان، سپس برای کارفرماها و بعد برای بیمه‌شده‌ها برقرار شود تا تمامی ‌اسناد پرونده‌ها اعتبار قانونی و حقوقی را به دست آورند.

حسینی با بیان اینکه اطلاعات پرونده‌ها در فضای مجازی با لحاظ شدن مسائل امنیتی نگهداری می‌شود، تصریح کرد: یکی از ویژگی‌های طرح پرونده الکترونیک این است که این طرح در زیرمجموعه سیستم IT شعبه‌ها قرار دارد و به عنوان یکی از سیستم‌های شعبه محسوب می‌شود و بنابراین همان طور که سایر اطلاعات (دیتا) شعبه دارای امنیت است و از آنها نسخه کپی (Backup) تهیه می‌شود، از این اطلاعات نیز به همان شیوه نگهداری می‌شود.

نهادینه شدن دانش طرح پرونده‌های الکترونیکی

وی با اشاره به موانع و مشکلات الکترونیکی شدن پرونده‌ها گفت: طرح پرونده‌های الکترونیکی کار عظیمی ‌است و هر کار بزرگی مشکلات خاص خود را دارد. اینکه کار باید به گونه‌ای طراحی می‌شد که قابل پیاده‌سازی باشد و توسط همکاران به مرحله اجرا در می‌آمد، روند ساده‌ای نبود و از طرفی این طرح یک اقدام جدید بود که دانش آن در سازمان وجود نداشت؛ اما با پیگیری‌های همکاران، درحال حاضر دانش این طرح در سازمان نهادینه شده است.

به نقل از هفته نامه تامین، مدیر پروژه پرونده‌های الکترونیکی افزود: همچنین حمایت مدیران ارشد از این طرح که خوشبختانه در دوره جدید مدیریتی اتفاق افتاد، باعث دلگرمی ‌همه برای ادامه کار بود و می‌توان گفت که پرونده‌های الکترونیکی یکی از طرح‌های ملی و بزرگی است که اگر هرچه زودتر به پایان برسد، دستاوردهای بزرگی برای سازمان خواهد داشت.

حسینی میزان استقبال کارکنان بخش بیمه سازمان از این طرح را مناسب توصیف کرد و افزود: خوشبختانه از آنجایی که بحث اتوماسیون اداری و ICT در سازمان نهادینه شده است، همکاران از این طرح که باعث رسیدگی سریع به امور ارباب‌رجوع‌ می‌شود و امکان دسترسی به اطلاعات را فراهم می‌کند، استقبال می‌کنند.

وی با بیان اینکه طرح پرونده‌های الکترونیکی اگر بزرگ‌تر از طرح سامانه سوابق نباشد، کوچک‌تر از آن نیست، گفت: در این زمینه بررسی پرونده مستمری‌بگیران و پرونده‌های مطالباتی نیز باید ادامه یابد تا روزی برسد که دیگر نیازی به استفاده از کاغذ برای تشکیل پرونده‌ها که بار مالی زیادی دارد، نباشد.

طرح پرونده‌های الکترونیکی پس از روی کارآمدن مدیریت جدید سازمان در کنار سایر خدمات الکترونیکی مورد توجه قرار گرفت. این طرح از آبان سال 91 با تشکیل تیمی ‌متشکل از نماینده معاونت‌ها و ادارات کل با عنوان کمیته پرونده الکترونیکی کلید خورد.

ایسنا