الف - مشمولین تشرف:
کلیه دارندگان قبوض ودیعه‌گذاری علی‌الحساب حج تمتع که تا تاریخ 1384/12/15 در یکی از شعب بانک‌ملی ودیعه‌گذاری کرده‌اند مشمول تشرف بوده و باید به شرح ذیل اقدام کنند:
1) دارندگان قبوض ودیعه‌گذاری علی‌الحساب حج تمتع 10 میلیون ریالی تا تاریخ فوق‌الذکر، می‌توانند مستقیماً جهت ثبت‌نام به کاروان‌ها مراجعه کنند.
2) آن دسته از متقاضیانی که اسناد ثبت‌نامی سال‌های 1360 و 1363 با مبالغ 180 هزار ریال و 200 هزار ریال و 250 هزار ریال و 270 هزار ریال را دارا هستند باید قبلاً با مراجعه به دفتر حج و زیارت استان مربوطه برای تبدیل سند خود به قبض ودیعه‌گذاری ده میلیون و استفاده از تسهیلات مربوطه اقدام و پس از دریافت قبض جدید از شعبه بانک معرفی‌شده از سوی حج و زیارت استان برای ثبت‌نام اقدام کنند.
3) دارندگان اسناد 8 میلیون ریالی مربوط به سال1377 و منتهی به 1378/01/31 می‌بایست قبل از ثبت‌نام به یکی از شعب بانک‌ملی مراجعه و با استفاده از تسهیلات و یارانه مربوطه سه میلیون ریالی نسبت به تبدیل قبض ودیعه‌گذاری خود به قبض 10 میلیون ریالی اقدام کنند.
4) دارندگان اسناد 8 میلیون ریالی ازتاریخ 1387/02/01تا 1378/12/29 باید قبل از ثبت‌نام به یکی از شعب بانک‌ملی مراجعه و با احتساب سود متعلقه نسبت به تبدیل سند خود به ودیعه‌گذاری 10 میلیون ریالی اقدام کنند.
5) کلیه افراد واجد شرایطی تشرفی که در سال‌های گذشته در کاروان پذیرش شده ولیکن مشرف نگردیده‌اند (بستانکاران سازمان) باید ابتدا به دفتر حج و زیارت استان مراجعه تا وفق دستورالعمل‌های سازمان نسبت به پایدارکردن قبض ودیعه‌گذاری خود از طریق مراجعه به شعب بانک‌ملی وفق ضوابط مربوطه اقدام و سپس به مدیرکاروان جهت ثبت‌نام مراجعه کنند. بدیهی است این‌گونه اسناد بعد از تبدیل به قبض ودیعه‌گذاری 10 میلیون ریالی جدید و ظهرنویسی آن به‌صورت مکانیزه توسط سیستم بانکی با ذکر سابقه و درج شماره قبض اولیه و ممهور نمودن آن به مهر شعبه امکان ثبت‌نام را خواهند داشت.
ب) تاریخ درج اطلاعیه‌های استانی (اعلام کاروان‌ها و پذیرش متقاضیان):
اعلام اسامی، نشانی و تلفن مدیران منتخب کاروان‌های حج تمتع سال 1394 طبق برنامه ذیل برای هریک از استان‌ها خواهد بود:
- استان‌های تهران، قم، البرز، قزوین، اردبیل، آذربایجان غربی، ایلام، کرمانشاه، بوشهر، خوزستان، سمنان، سیستان و بلوچستان، فارس، کردستان، کرمان، کهکیلویه و بویراحد، لرستان، گیلان، مازندران، هرمزگان، همدان و گلستان: 30 دی ماه 93
- استان‌های آذربایجان شرقی، اصفهان، چهارمحال و بختیاری، خراسان رضوی، خراسان شمالی، خراسان جنوبی، زنجان، مرکزی، یزد، کاشان: اول بهمن 93
زمان آغاز پذیرش متقاضیان دارای اولویت تشرف در کاروان‌ها نیز مطابق جدول ذیل خواهد بود:
1) استان‌های تهران، قم، البرز، قزوین: سوم بهمن ماه 1393 از ساعت 9 صبح
2) استان‌های اردبیل، آذربایجان غربی، ایلام، کرمانشاه، بوشهر، خوزستان، سمنان، سیستان و بلوچستان، فارس، کردستان، کرمان، کهکیلویه و بویراحد، لرستان، گیلان، مازندران، هرمزگان، همدان و گلستان: چهارم بهمن ماه 1393 از ساعت 9 صبح
3) استان‌های آذربایجان شرقی، اصفهان، چهارمحال و بختیاری، خراسان رضوی، خراسان شمالی، خراسان جنوبی، زنجان، مرکزی، یزد، کاشان: پنجم بهمن ماه از ساعت 9 صبح
تذکر مهم 1) چنانچه در زمان تعیین شده (یک هفته) ظرفیت کاروان‌های استان تکمیل نشود، سازمان حج و زیارت از اولویت‌های بعدی دعوت به عمل خواهد آورد. لذا تأکید می‌شود دارندگان قبوض دارای اولویت حتماً در مدت مقرر به کاروان‌ها مراجعه نمایند.
ج) نحوه مراجعه و ثبت نام متقاضیان:
در سال جاری نیز مانند سال‌های گذشته متقاضیان اعزام به حج تمتع علاوه بر مراجعه حضوری به کاروان‌های مجاز (در زمان مقرر)، می‌توانند درصورت تمایل با مراجعه به نشانی اینترنتیhttp: //haj94.haj.irاز ظرفیت 50 درصدی ثبت‌نام هر کاروان که به‌صورت غیرحضوری استفاده نموده و نسبت به انجام ثبت‌نام اولیه در کاروان (شهر/ شهرستان) استان محل سکونت خود مبادرت و سپس در مهلت مقرر با مراجعه به کاروان‌های مربوطه نسبت به اخذ کد رهگیری و رسید ثبت‌نام که حاوی تذکرات و نکات ضروری است اقدام نموده و اصل قبض ودیعه‌گذاری خود را به مدیر کاروان تحویل دهند.
د) مدارک مورد نیاز برای نام‌نویسی در کاروان:
– اصل و کپی قبض ودیعه‌گذاری حج تمتع مطابق بند «الف» این اطلاعیه
– اصل شناسنامه و تصویر از تمام صفحات آن
– اصل و کپی کارت ملی یا شماره تاییدشده آن
توجه: سایر مدارک موردنیاز ازقبیل گذرنامه معتبر و عکس پس از ثبت‌نام توسط مدیرکاروان به متقاضی اعلام خواهد شد.
هـ) هزینه تشرف:
هزینه قطعی سفر هر کاروان بر مبنای مخارج ارزی و ریالی برای هر زائر محاسبه است که مبلغ قطعی آن در اطلاعیه استانی برای هر کاروان درج خواهد شد از این رو از آنجایی که ودیعه اولیه دریافت‌شده توسط بانک‌ملی به صورت علی‌الحساب بوده، به منظور رفاه حال زائرین واریز مابه التفاوت هزینه سفر بصورت دو مرحله‌ای پیش بینی شده که مدیران کاروان هنگام ثبت‌نام برگه واریز مرحله اول هزینه سفر «ویژه حج تمتع سال 1394» را به متقاضی تحویل می‌نمایند. زائرین محترم باید ظرف مدت یک هفته نسبت به واریز آن با مراجعه به یکی از شعب بانک ملی ایران اقدام کنند.
بدیهی است برگه واریز مرحله دوم مابه التفاوت سفر (که برحسب هزینه سفر هر کاروان متفاوت است) حدوداً در نیمه دوم فروردین ماه 1394 خواهد بود. تاکید می‌شود زائرین با پیش‌بینی لازم نسبت به دریافت و واریز به موقع آن اقدام نمایند.
توضیح: مدیر کاروان موظف است با هم‌فکری و همکاری سه نفر از افراد برگزیده از سوی زائرین که در اولین جلسه آموزشی انتخاب می‌شوند درخصوص تهیه ملزومات شخصی زائرین نظیر ساک، لباس احرام و سایر موارد ازقبیل نحوه انتقال به فرودگاه که به هزینه زائرین خواهد بود تمهیدات لازم را فراهم نماید. نظارت بر این‌گونه هزینه‌ها بر‌عهده سه نفر مذکور خواهد بود.
تذکرات ضروری و لازم
1) متقاضیان پس از نام‌نویسی باید رسید مربوطه را از مدیر کاروان دریافت و ضمن مطالعه مندرجات آن، آنرا نزد خود نگهداری کنند.
2) چنانچه نشانی و تلفن متقاضی نسبت به زمان ثبت‌نام اولیه در بانک تغییر کرده باشد، باید آدرس و شماره جدید تلفن هنگام ثبت‌نام به مدیرکاروان اعلام شود.
3) متقاضیان باید در زمان مقرر نسبت به پرداخت مابه‌التفاوت هزینه سفر و نیز مراجعه به پزشک و مراکز پزشکی که از سوی مدیرکاروان معرفی می‌شود (جهت انجام معاینات و آزمایشات مربوطه) اقدام کند. بدیهی است درصورت تأخیر متقاضی در این خصوص، مدیر کاروان اجازه خواهد داشت نسبت به جایگزینی وی از دیگر متقاضیان واجد شرایط اقدام کند.
و) گذرنامه:
با توجه به اینکه مطابق قوانین کشور عربستان سعودی جهت تشرف به حج تمتع از گذرنامه بین المللی انفرادی استفاده خواهد شد، از این‌رو لازم است متقاضیان واجد شرایط در صورت نداشتن گذرنامه بین‌المللی از هم‌اکنون نسبت به اخذ گذرنامه جدید اقدام نمایند.
ضمناً متقاضیانی که دارای گذرنامه با تاریخ اعتبار کمتر از 29 اسفند 1394 می‌باشند نیز باید نسبت به تمدید و یا تعویض گذرنامه خود اقدام نمایند؛ ضمناًٌ به اطلاع متقاضیان محترم می‌رساند که همانند سال‌های گذشته با تعامل و همکاری مجدانه ادارات گذرنامه ناجا، امور مربوط به گذرنامه حجاج از طریق دفا‌تر پلیس + 10 در کوتاه‌ترین زمان ممکن قابل انجام خواهد بود از این رو زائرین محترم باید حداکثر تا دهه سوم خرداد ماه 1394، گذرنامه خود را به مدیر کاروان مربوطه تحویل کنند.
ز) نحوه دریافت وجه قربانی زائران:
پس از توافق با بانک توسعه اسلامی در عربستان و نهایی‌شدن وجه قربانی، مراتب از طریق کاروان به اطلاع زائرین خواهد رسید تا نسبت به واریز آن به حسابی که از طرف مدیر کاروان به آنان اعلام خواهد شد اقدام نمایند.
ح) نقل و انتقال اسناد:
آن دسته از افرادی‌که قبلاً با اخذ مجوز سازمان و با مراجعه به دفا‌تر اسناد رسمی قبض ودیعه‌گذاری خود را به احدی از بستگان درجه اول خود واگذار کرده‌اند ولی همچنان قبض ودیعه‌گذاری به نام انتقال دهنده باقی است باید قبلاً با در دست داشتن اسناد مربوطه به یکی از دفا‌تر خدمات زیارتی مراجعه نموده تا اطلاعات آنان در سیستم جامع نقل و انتقال درج و سپس برای تغییر قبض ودیعه‌گذاری به نام فرد انتقال گیرنده (احدی از بستگان درجه اول) به بانک‌ملی مراجعه کنند. تاکید می‌شود درصورت عدم طی مراحل فوق‌الذکر امکان ثبت‌نام برای فرد انتقال گیرنده فراهم نخواهد شد؛ ضمناً دارندگان قبوض ودیعه‌گذاری دارای اولویت برای اطلاع از ضوابط نقل و انتقال می‌توانند شخصاً به دفا‌تر زیارتی مراجعه کنند.
ط) شرایط تشرف مشمولین وظیفه، نظامیان، مقامات و مدیران دستگاه‌های دولتی:
شرایط خروج از کشور مشمولان، نیروهای نظامی و انتظامی تابع مقررات مربوطه خواهد بود و سفر آن دسته از مقامات و مدیران دستگاه‌های اجرایی و نیز فرمانداران و بخشداران که قبلاً به حج تمتع مشرف شده‌اند تابع مفاد بخشنامه شماره 481/61689 مورخ 1384/10/04 دبیر محترم هیأت دولت خواهد بود.
ی) اقدامات ذیل در رابطه با اسکان زائرین انجام شده است:
1) با توجه به اینکه در حج تمتع بسیاری از امور از جمله مسکن حجاج براساس مقررات وزارت حج عربستان سامان‌دهی و به اجرا گذاشته می‌شود و سازمان حج و زیارت برای انتخاب هتل‌ها و یا تقسیم ظرفیت‌ها با محدودیت‌هایی روبروست لذا با توجه به مقررات وزارت حج عربستان سعودی که سرانه متراژ اسکان حجاج در مدینه منوره را 4 و نیم متر مربع و در مکه مکرمه 4 متر مربع با احتساب فضای خدماتی در ساختمان و هتل تعیین کرده، نسبت به تامین محل اسکان حجاج اقدام شده است.
2) در حج سال آینده نیز با تلاش بسیار امکان اسکان حدود 95% زائرین گرامی در هتل‌های منطقه مرکزی مدینه منوره و نزدیک به حرم شریف نبوی (ص) فراهم شده است. لیکن با عنایت به اینکه شرایط اسکان زائرین در مکه مکرمه با مدینه متفاوت است و باتوجه به استقبال زائرین سال‌های گذشته از امکانات اقامتی با شرایط بهتر و درخواست افزایش کیفیت بیشتر در مکه مکرمه این سازمان در جهت تامین درصد بیشتری هتل با شرایط و امکانات بهتر اقدام کرده است لیکن بخش عمده‌ای از زائرین در ساختمان‌ها و هتل‌های حج گذشته اسکان خواهند یافت و برای تشرف به مسجدالحرام از اتوبوس‌های مخصوص زائران ایرانی که از مناطق مختلف به ایستگاه‌های اطراف حرم تردد می‌کنند، استفاده خواهند کرد.
3) با عنایت به مطالب فوق، هزینه مسکن هر زائر باتوجه به ساختمان محل اسکان در مدینه منوره و مکه مکرمه محاسبه و تعیین شده است. بنابراین یکی از دلایل مهم تفاوت هزینه‌های هر کاروان، مکان اقامت آنان در هر یک از دو شهر مذکور است.
4) همان‌گونه که اشاره شد تفاوت هزینه‌های کاروان‌ها ناشی از اختلاف قیمت اجاره بهای مسکن، ایستگاه پروازی و.... می‌باشد؛ از این‌رو بر این اساس به متقاضیان محترم ثبت‌نام در کاروان‌ها توصیه می‌شود از ابتدا دقت کافی در انتخاب کاروان مورد نظر خود را داشته باشند زیرا به دلیل ایجاد مشکلات اجرایی، جابه‌جایی زائر در کاروان‌ها مقدور نیست.
